Home-Office – Erfolgreich einführen

Ausgelöst durch die aktuelle Epidemie wurde Home-Office oder auch Remote-Work endlich auch mal in der zurückgebliebenen Busesswelt der Schweiz zum Thema. Viele erfolgreiche Unternehmen der Welt haben die Option, ihren Mitarbeiter die Entscheidung zu überlassen, wo und zu welcher Uhrzeit sie ihre Arbeit erledigen wollen, bereits getestet. Ich weiss: Jeder Manager aus der Zeit der Industrialisierung ist jetzt schockiert – *omg* … Das kann doch nicht produktiv sein! Oder etwa doch?

Wie sieht die Zukunft Deines Arbeitsplatzes aus?

Die häufigste Frage ist wohl: «Ist mein Job oder meine Firma für Remote-Arbeitet geeignet?». Dies sollte man einfach einmal ausprobieren. Die Frage ist jedoch auch: Bist Du für Home-Office geeignet? Musst Du nun zum digitalen Nomaden werden? Nein, denn der grösste Teil der remote-arbeitenden Angestellten haben nach wie vor einen fixen Arbeitsplatz, nur eben, dass dieser zu Hause ist. Digitale Nomaden sind an keinen Arbeitsplatz gebunden – viele arbeiten auch bei keinem festen Arbeitgeber, sondern als Freelancer. Natürlich gibt es auch Mischformen, wie z.B. 4 Tage in der Woche von Zuhause aus arbeiten, am Sitzungstag von einem Co-Work-Space aus, und vielleicht paar Wochen im Jahr von irgendwo vom Ferienhaus oder einem Strandhotel aus. Alles ist denkbar.

Was sind die grössten Hürden auf dem Weg zum Home-Office?

Ich will hier ein paar Hürden auflisten, die ich aus eigener Erfahrung kenne oder oft von Leuten gehört habe, die schon seit Jahren im Home-Office arbeiten. Die Liste ist nicht vollständig und ich ergänze sie gerne, wenn Du noch einen Input hast. (per E-Mail oder Kommentar-Funktion)

Gibt es einen Einbruch in der Produktivität?

Bei einzelnen Mitarbeitern kann es tatsächlich zu einem Einbruch der Produktivität kommen – im Allgemeinen ist jedoch das Gegenteil der Fall. Die Lösung ist einfach: Man sollte KPIs festlegen und diese in den ersten Wochen oder Monaten beobachten. Ein kurzer Einbruch ist völlig normal und der Eingewöhnungsphase zuzuschreiben. Ist ein einzelner Mitarbeiter jedoch eine längere Zeit unproduktiver als die anderen, dann sollte individuell besprochen werden, was die Ursache dafür ist. Das können externe Ursachen sein, wie z.B. Störfaktoren, schlechtes Equipment oder Unzufriedenheit – es gibt Leute, die brauchen den physischen Kontakt zu ihren Mitarbeitern. Was man aber statistisch auch belegen kann ist, dass die Mitarbeiter im Home-Office glücklicher sind. Zufriedene und glücklichere Mitarbeiter sind schlichtweg produktiver.

Was sind die grössten Herausforderungen?

Es braucht teilweise neue Prozesse, diese müssen ausgearbeitet werden – aber die meisten bestehenden Prozesse können einfach angepasst werden. So zum Beispiel die Kommunikation: Es gibt diverse Softwarelösungen (Hangouts, zoom.us usw.), die man dazu nutzen kann. Diese sollte man erstmal evaluieren, die Nutzung standardisieren, dokumentieren und die Dokumentation digital, einfach zugänglich und auffindbar verfügbar machen. Anstelle von Sitzungszimmer hat man nun Meeting-Räume – wobei der Rest des Prozesses derselbe bleibt, sprich man vereinbart ein Meeting über eine Kalendereinladung und gibt anstelle einer physischen Location, den Link zum virtuellen Meetingraum an. Resultat: Der Prozess ist nun 100% digitalisiert.

Kennst Du Deine Mitarbeiter?

Wurde Home-Office erst kürzlich eingeführt, so kennst Du wahrscheinlich Deine Mitarbeiter aus dem Büro. Was aber, wenn neue Mitarbeiter angestellt werden oder Du in einer Firma eine Anstellung findest, in welcher bereits im Home-Office gearbeitet wird? Du siehst, wir brauchen eine Möglichkeit die eigenen Mitarbeiter kennenzulernen und auch etwas über sie zu erfahren. Team-Events sind ja eine grossartige Lösung – aber nicht immer möglich. In einem kleinen Unternehmen kann man beispielsweise virtuelle Kaffeepausen einführen, in einem grösseren Unternehmen wäre das jedoch kaum noch machbar. Da muss also eine andere Lösung her. Wie wäre es mit einem Intranet, welches über die Funktionsweise von Facebook verfügt, jeder Mitarbeiter sein Profil hat, mit Foto, Hobbys, Interessen und einem Status, was ihn gerade bewegt? Eventuell sogar mit einem kurzen Vorstellungs-Video? Die Technologie dazu gibt es sogar kostenlos. (z.B. Buddypress)

Die grösste Angst des Arbeitgebers

Dein Arbeitgeber kennt Dich unter Umständen genauso schlecht, wie Du Deine Mitarbeiter – aber selbst, wenn doch: Ein Arbeitgeber, der keine Erfahrung mit remote-Arbeitenden hat, wird erstmal nur eine grosse Sorge haben: «Wie weiss ich, was meine Mitarbeiter tun?». Eine Möglichkeit zu tracken, was die Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit tun ist eine Leistungserfassung. Sie erfassen also nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch, was sie in dieser Zeit getan haben. Damit der Aufwand überschaubar bleibt, kann man die Tätigkeiten in Kategorien einteilen, wie z.B. Kundensupport, Dokumentation, Besprechung usw., welche man dann mit einem Freitextfeld ergänzt, welches ein Detail dazu nennt, wie z.B. Problem, Projekt oder Person. Die zweite Möglichkeit sind KPIs einzuführen, welche über das ganze Jahr beobachtet werden. Dazu benötigt man aber bereits Vergleichszahlen, welche jedoch nicht immer zur Verfügung stehen. Erfahrungsgemäss helfen jedoch weder Leistungserfassung noch KPIs, wenn ein Vorgesetzter kein Vertrauen aufbauen kann – ich hoffe, das kommt nicht oft vor.

Kostenersparnis durch Home-Office?

Erstmal sollten wir aufhören Arbeitsstunden mit Produktivität gleichzusetzen. Warum? Weil wir sonst Äpfel mit Birnen vergleichen. Werden die Arbeitsstunden von Home-Office negativ beeinträchtigt? Wahrscheinlich nicht – denn der Arbeitsweg fällt weg, es ist kein Umkleiden nötig, die Kaffeemaschine steht näher, der Mittag fällt oft kürzer aus etc. Selbst wenn nun neue unproduktive Tasks, wie beispielsweise, die Waschmaschine, die während der Arbeitszeit fertig wird, dazu kommen, haben wir am Ende mindestens eine Nullrechnung. Daher sollten wir den Fokus auf die Produktivität legen. Sei nun mal ehrlich zu Dir selbst: Wie viele Stunden in der Woche bist Du wirklich produktiv, wenn Du an Deinem Arbeitsplatz sitzt? Wahrscheinlich 70 % von dem, was Du jetzt denkst. Bei einer 42h-Arbeitswoche variieren die gemessenen Werte ein wenig, liegen aber zwischen 14h und 24h! Im Home-Office liegen die Werte jedoch höher, nicht wesentlich, aber dennoch höher. Wenn nun alle Mitarbeiter ein paar Prozent produktiver sind, man aber zudem bezahlte GAs, Mieten,  Strom & Kaffeebohnen spart, dann kann man von einer messbaren Kostenersparnis von vielleicht 20 % reden. Wir haben ausserdem festgestellt, dass Mitarbeiter im Home-Office glücklicher sind – Glücklichere Mitarbeiter sind weniger krank – Und die Reduktion von Ausfällen führt zu? Richtig … wenn doch da nicht noch die Angst des Arbeitgebers wäre, nicht zu wissen, was seine Angestellten tun. Aber in diesem Fall: Wenn Du kein Home-Office einführst, dann tut es vielleicht Deine Konkurrenz – so nun hast Du eine neue Angst 😉 btw: Meditation hilft gegen Ängste.

Technische Anforderungen ans Home-Office

Da wir heute vorwiegend digital arbeiten und teilweise grosse Mengen an Daten benötigen und austauschen, ist das wichtigste eine gute Internetverbindung. Weder ein Handy-Hotspot noch das öffentliche WLAN aus dem Kaffee gelten als gute Internetverbindung. Neben Telefonie & einer Videokonferenz-Lösung sollten auch ein Organisations-Tool, wie z.B. Trello oder Asana und ein Kommunikationstool, wie z.B. Slack implementiert sein. Welche Hardware benötigt man für Home-Office? Viele Mitarbeiter haben bereits eigene Geräte, welche sich durchaus für Office-Anwendungen eignen. Das Problem ist jedoch die Sicherheit bei eigenen Geräten (BYOD). Auch hier hat der Arbeitgeber keine Kontrolle über Firewall, Antivirus oder Patches. Eine Lösung des Problems bietet Citrix mit einer kompletten virtuellen Desktop-Infrastruktur (VDI), auf welche man auf fast jedem Gerät zugreifen kann. Alle Applikationen und auch die Daten innerhalb dieser Infrastruktur sind ziemlich gut geschützt und von zentraler Stelle aus gewartet.

Vereinbarungen und KPIs

Viele der offenen Fragen zur Leistungserfassung, Arbeitszeiten, Infrastruktur und Kultur kann man einfach in einer Vereinbarung zur Fernarbeit klären. Diese darf wie die KPIs bei keiner Firma fehlen und sollte fortlaufend der Entwicklung und an neue Anforderungen angepasst werden. Vorlagen dazu findet man in einer einfachen Google-Suche. Die richtigen KPIs zu finden ist etwas schwieriger. Diese sollten genau durchdacht sein und sind vielleicht nicht für jeden Mitarbeiter dieselben. Grundsatz: Es sollte nicht der Aufwand gemessen werden, sondern die Resultate.

Die Umwelt retten mit Home-Office?

Die 2 Wochen in der Korona-Krise haben uns gezeigt, dass viele Unternehmen der Schweiz ein grosses Nachholpotenzial in der Digitalisierung haben – jedoch konnte auch festgestellt werden, dass eine massive Reduktion des CO2-Ausstosses stattgefunden hat. Selbst wenn die Implementierung von Home-Office für eine Firma mit hohen Kosten verbunden ist, stellen diese eine Investition in die Zukunft dar – aus ökonomischer und ökologischer Sicht.

Quellen: Liam Martin (Running Remote conference), LawDesk.ch

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